Wat kost een studentenfeest met een eigen stage?

Wat kost een studentenfeest met een eigen stage?

Reken op 795 tot 1.095 euro per dag voor de stage, plus transport dat apart wordt berekend op basis van de afstand tot je locatie. Wil je weten wat er precies in de container zit, lees dan ons overzichtsartikel.

RAVEBOX Single Container kost 795 euro per dag. Dat is de container met de volledige lichtshow van 60.000 leds. Geschikt als de vereniging zelf geluid en DJ's regelt, wat bij veel disputen al het geval is.

RAVEBOX Complete Container kost 1.095 euro per dag. Daar zitten het professionele geluid, de DJ-opstelling met twee speakers en een subwoofer, en opbouw en afbouw door de eigen crew bij in. Voor de meeste commissies is dit de makkelijkste optie: één factuur, één aanspreekpunt.

Een DJ boeken kan als losse toevoeging voor 300 euro per twee uur. Alle pakketten staan op de prijzenpagina.

Waar gaat je budget normaal naartoe?

Bij de meeste studentenfeesten gaat het grootste deel niet naar techniek, maar naar losse posten die je apart inhuurt en apart moet coördineren.

Een typische opzet ziet er zo uit: podiumdelen huren, licht huren, geluid huren, een technicus inhuren en zelf opbouwen met een groep vrijwilligers. Vier partijen, vier planningen, en een halve dag waarin de commissie sjouwt in plaats van het feest voorbereidt.

De optelsom van die losse posten komt vaak hoger uit dan één pakket, en dan tellen de uren van je eigen mensen nog niet mee. Dat is de reden dat verenigingen steeds vaker voor één complete oplossing kiezen.

Kijk daarnaast kritisch naar de posten die het feest niet beter maken. Zaalhuur, beveiliging en vergunningen liggen grotendeels vast. De ruimte om te schuiven zit meestal in aankleding, en juist daar levert een stage die zijn eigen decor is het meeste op.

Welke opzet werkt op een studentenfeest?

Een opzet waarbij het middelpunt duidelijk is en de rest van de zaal daaromheen wordt ingericht.

Zet de stage niet in een hoek maar op een plek waar mensen vanzelf naartoe bewegen. Een container met lichtshow trekt de aandacht ook als er nog niemand danst, wat het begin van de avond makkelijker maakt.

Programmeer met eigen leden. De meeste verenigingen hebben DJ's in eigen gelederen, en die kunnen direct aansluiten via de standaard XLR- en USB-aansluitingen. De lichtshow bedienen ze zelf, dus je hebt geen aparte lichttechnicus nodig.

Werkt goed als thema-invulling: een gala met een rauwe stage als contrast, een introfeest waarbij de container het herkenningspunt op het terrein is, of een slotfeest waarbij de stage buiten staat en de zaal binnen doorloopt.

Wil je twee sferen naast elkaar, dan kun je de stage ook naast een bestaande zaalopstelling zetten. Dat werkt hetzelfde als een tweede stage op een festival.

Voor hoeveel mensen is dit geschikt?

In één container passen ongeveer 50 mensen, met daarnaast publiek dat ervoor staat. Meerdere units zijn koppelbaar tot een bredere stage.

In de praktijk werkt één unit goed voor feesten tot een paar honderd man, omdat niet iedereen tegelijk vooraan staat. Bij grotere verenigingen of een introweek met meerdere duizenden bezoekers is koppelen of een tweede plek op het terrein logischer.

Verwacht je minder dan ongeveer 75 man, dan is een eigen stage meestal te zwaar ingezet voor wat je ermee wint.

Wat regel je zelf en wat besteed je uit?

Uitbesteden loont bij alles wat op de dag zelf tijd kost, zelf doen loont bij alles wat vooraf kan.

Op de dag zelf zijn transport, opbouw en afbouw de posten waar een commissie de meeste tijd verliest. Bij het Complete-pakket zitten die erbij in en is de stage binnen 15 minuten operationeel.

Zelf doen: programmering, promotie, aankleding van de rest van de zaal en de bar. Dat zijn de dingen waar je vereniging het verschil maakt en waar externe partijen niets toevoegen.

Wat heb je nodig op locatie?

Een vlakke ondergrond die ongeveer 2.500 kg draagt en bereikbaar is voor een vrachtwagen, plus 16A of 32A 3-fase krachtstroom.

De container meet 6,06 bij 2,44 bij 2,90 meter. Op een binnenterrein, parkeerplaats of sociëteitsterrein is dat meestal geen probleem, maar check de doorgang en eventuele gewichtsbeperkingen vooraf.

RAVEBOX draait op 3-fase krachtstroom, 16A of 32A afhankelijk van de configuratie. Een 230V-aansluiting is optioneel en alleen in overleg mogelijk. Is er geen stroom op die plek, dan regelen wij een aggregaat.

Voor de vergunning: de constructie is gecertificeerd door een erkend installateur en de technische documentatie krijg je mee. De melding of vergunning voor het feest zelf regelt de vereniging, en de geluidsnormen van de gemeente gelden gewoon.

Wanneer is een eigen stage géén goed idee?

In drie gevallen kun je het geld beter aan iets anders besteden.

Bij minder dan ongeveer 75 man. Dan staat er een stage die groter is dan het feest.

Bij een zittend borrelpubliek. De opzet is gebouwd voor mensen die staan en dansen.

En als de locatie niet bereikbaar is voor een vrachtwagen of er geen ruimte is om de container te openen. Check dat voordat je begroot, niet erna.

Een studentenfeest in de praktijk

Bij studentenslotfeest DICHTGETIKT in Tilburg, met 1.500 bezoekers, stond de RAVEBOX op klinkers aan de zijkant van de mainstage naast de bar, op 16A krachtstroom, als RAVEBOX Complete, één dag van 15:00 tot 23:00. De container stond continu vol met 50 mensen, ook overdag. Logistiek manager Eva noemde hem vanaf het moment dat de containerdeuren opengingen tot ze weer sloten een groot succes.

De container stond daar op 30 meter van de mainstage zonder dat de twee elkaar stoorden: er waren speciale speakers ingezet, die inmiddels standaard bij RAVEBOX Complete zitten.

Wat die case laat zien is vooral het praktische deel: doordat het geluid compact en gericht is opgezet, konden beide plekken gelijktijdig draaien zonder dat de commissie hoefde te schuiven in het programma. Lees de volledige case.

Conclusie

Een studentenfeest met een eigen stage kost 795 tot 1.095 euro per dag plus transport dat apart wordt berekend op basis van de afstand. Daarvoor krijg je podium, licht, geluid en DJ-opstelling in één pakket, binnen 15 minuten operationeel.

De belangrijkste afweging is je bezoekersaantal en je locatie. Boven de 75 man, met een bereikbare plek en 16A of 32A krachtstroom, levert het meer op dan hetzelfde bedrag verspreid over vier losse huurposten. Daaronder niet.

Weet je de datum en de locatie al, vraag dan een offerte aan via de contactpagina. Je krijgt een voorstel met pakket, transport en opbouw, afgestemd op jullie situatie.